‘Implementatie veilig e-mailen is maatwerk’

Het klinkt simpel: veilig e-mailen met patiënten en partners met wie je samenwerkt. Maar dat is het niet, weet Roel van Kuppevelt, huisarts in Zeist, uit eigen ervaring. Het is een kwestie van bewustwording, beetje technische kennis en duidelijke werkafspraken. Regionale samenwerking helpt daarbij. Hij is lid van de voorbereidingsgroep van Trijn Digitaal.

“De meeste patiënten vinden mailen met hun huisarts geen probleem. Het is verleidelijk om dat te gaan doen, maar je moet je realiseren dat daar risico’s aan vast zitten als je niet op een veilige manier mailt. De kans bestaat dat de informatie onderschept wordt, of op een andere plek terechtkomt dan de bedoeling is”, verklaart Van Kuppevelt. Bewustwording van de mogelijke risico’s is volgens hem een eerste stap. “Veilig e-mailen is een onderdeel van je professionaliteit. Je hoort dat goed geregeld te hebben, zodat je kunt garanderen dat de privacy is gewaarborgd.”

“Aan de implementatie zitten allerlei aspecten waarover je goed moet nadenken. De pc’s moeten worden ingesteld. Je zult je assistentes en praktijkondersteuners goed moeten instrueren.” — Roel van Kuppevelt

Goede werkafspraken maken

Van Kuppevelt heeft veilig e-mailen in zijn praktijk al redelijk goed voor elkaar. Het heeft gevolgen voor de praktijkvoering en de organisatie. Er moeten allerlei werkafspraken worden gemaakt. Krijgt elke assistente en praktijkondersteuner een eigen account? Kan vanaf elke werkplek gemaild worden? Wie handelt de mail af, wie is daar verantwoordelijk voor? Wordt er op persoonlijke titel of op functieniveau gemaild?” Het vergt even wat inspanning om veilig e-mailen onder de knie te krijgen. “Vroeger stuurden we een fax naar de apotheek. Nu gaat dat per mail. Je moet leren hoe je een pdf maakt en hoe je dit document als bijlage in de mail verstuurt.”

Implementatie gaat verder dan eigen praktijk

Van Kuppevelt: “Je wilt dat alle partners met wie je samenwerkt in de regio op een veilig manier via de mail informatie uitwisselen. De implementatie gaat verder dan alleen de eigen praktijk. Daarom zijn regionale afspraken zo van belang. Het is heel belangrijk geweest dat ziekenhuizen zich daar hard voor hebben gemaakt, zodat hun medewerkers veilig kunnen communiceren met huisartsen. Dat is dat ook de meerwaarde van het samenwerkingsverband Trijn.”

Sociale kaart

Van Kuppevelt schroomt niet om andere partijen aan te spreken op veilig e-mailen, zoals laatst een kaderhuisarts of de secretaresse van de zorggroep. “Ook zij horen zich ervan bewust moet zijn dat er eisen worden gesteld aan het uitwisselen van patiëntengegevens via de mail.” Het zou ook mooi zijn als de sociale kaart zo is ingericht dat er veilig onderling gecommuniceerd kan worden via de mail. “Belangrijk is ook dat de sociale kaart goed wordt bijgehouden en dat een organisatie daar verantwoordelijk voor is.”